Documenti di un'eredità di cripto

La burocrazia è spesso la parte di un’eredità che preoccupa di più, anche perché i documenti hanno nomi diversi in ogni paese. Questa pagina lo spiega in linguaggio semplice: cosa è ogni documento, chi lo redige o lo rilascia e quando è pertinente. Non è un elenco da raccogliere per intero; è un riferimento da consultare quando una persona o una piattaforma vi chiede qualcosa.

La tabella dei documenti

Documento	Cosa è	Chi lo redige o lo rilascia	Quando è pertinente
Certificato di morte	Registrazione ufficiale del decesso	L’ufficiale di stato civile o l’equivalente del paese del decesso	Dal primo giorno: molte piattaforme e istituzioni lo chiedono; i documenti necessari dipendono dall’azione e dalla piattaforma
Testamento	Una disposizione a causa di morte	Redatto dal defunto; forma e validità secondo i requisiti di legge, in caso di dubbio confermate da un professionista qualificato	Quando esiste; può regolare la successione nei limiti della legge applicabile. Fate confermare validità ed effetti da un professionista
Atto notorio / dichiarazione sostitutiva	Attesta i fatti rilevanti sulla qualità di erede o sulla situazione	Atto notorio: notaio o cancelliere; dichiarazione sostitutiva: l’interessato stesso	Secondo la situazione e l’istituzione; non è automaticamente un potere generale di amministrazione
Certificato di erede	Prova di chi sono gli eredi	Un notaio o tribunale, nei paesi che lo usano	Quando le istituzioni richiedono la prova del diritto ereditario anziché l’autorità di un esecutore
Documento di nomina dell’esecutore	Nomina nel testamento; in alcune giurisdizioni, un tribunale o un’altra autorità può nominare un rappresentante simile. L’incarico deve essere prima accettato, e un attestato di esecuzione testamentaria può comprovare la posizione verso terzi	Il testamento (nomina); in alcune giurisdizioni, un tribunale o un’altra autorità può essere coinvolto per un ruolo simile; accettazione; attestato	Quando l’esecutore agisce: aprire conti, contattare piattaforme, trasferire beni
Inventario dell’eredità	L’elenco dei beni e delle loro ubicazioni	Compilato dall’esecutore, dall’amministratore o dagli eredi	Presto, e mantenuto aggiornato; è la spina dorsale di ogni passo successivo
Estratti conto bancari e di exchange	Registri di conti e transazioni	Le banche e le piattaforme stesse	Per documentare transazioni, rapporti con le piattaforme e dati di conto o saldo disponibili. Un bonifico verso un exchange non prova da solo un conto a nome del defunto.
Dichiarazioni fiscali dopo un decesso / imposta di successione	Dichiarazioni che possono essere necessarie dopo un decesso, come l’imposta sul reddito del defunto e l’imposta di successione	Chi presenta la dichiarazione dipende dal tipo di dichiarazione e dalla situazione. Verificate le istruzioni ufficiali vigenti o chiedete a un commercialista/notaio	Quando va presentata la dichiarazione; seguite la scadenza e le istruzioni dell’autorità competente
Moduli o procedura di richiesta della piattaforma	La procedura con cui la piattaforma gestisce la richiesta successoria	La piattaforma interessata	Quando contattate una piattaforma; alcune piattaforme hanno un modulo specifico, in altre la richiesta passa attraverso l’assistenza. I documenti richiesti variano a seconda della piattaforma e della situazione
Documenti di identità	Prova di chi è il richiedente	Rilasciati dalle autorità	Per la maggior parte dei passi ufficiali
Procure	Autorità che il mandante conferisce a un mandatario; può essere redatta privatamente o notarile. Se una procura privata è sufficiente dipende dall’atto e dall’istituzione; alcuni atti possono richiedere una procura notarile.	Il mandante; in caso di procura notarile, il notaio la redige in atto notarile	Verificate separatamente quali poteri conferisce la procura e se viene accettata per l’atto in questione. Dopo un decesso, verificate inoltre se e quale effetto la procura conserva
Registro di catena di custodia	Chi ha maneggiato quale dispositivo o documento, e quando	Tenuto dall’eredità stessa	Dal primo giorno; protegge l’eredità dalle controversie

Come si relazionano i documenti

I documenti formano una sequenza, non un mucchio:

1. Il certificato di morte è un documento di base frequentemente richiesto nelle procedure formali dell’eredità e presso i fornitori; quali documenti servono quando varia in base a istituzione, fornitore, azione e giurisdizione. Nel frattempo, i passaggi di conservazione e inventario possono essere rilevanti autonomamente.
2. Il documento di autorità (atto notorio, certificato di erede o l’equivalente locale) può stabilire la qualità di erede o una nomina specifica; non rende automaticamente una persona l’unico amministratore dell’eredità. Il significato giuridico e la portata di un documento di autorità dipendono dal diritto applicabile e dal contenuto del documento. Un’istituzione può inoltre determinare, per la propria procedura, quale prova richiede o accetta. Un notaio o un consulente legale può aiutare a valutare cosa significa il documento nella situazione concreta. A seconda dell’azione e della piattaforma, trasferimenti o chiusure possono avvenire solo dopo che l’autorità è stata stabilita; i documenti richiesti variano a seconda della situazione. Avete dubbi su chi può agire? Chiedete al professionista locale che segue l’eredità.
3. L’inventario e gli estratti conto descrivono cosa esiste, così l’eredità può essere valutata e dichiarata.
4. I moduli delle piattaforme e le dichiarazioni fiscali completano ogni singolo processo.

Se vi dicono che serve un documento di cui non avete mai sentito parlare, la prima domanda è sempre: chi lo rilascia in questo paese e quale autorità lo riconosce? I nomi cambiano («probate», «certificato di erede», «atto notorio», «Erbschein», «certificat d’hérédité») ma anche emittente, funzione, valore probatorio e portata differiscono a seconda della giurisdizione; non trattate automaticamente documenti di paesi diversi come equivalenti e verificate quale prova richiede l’azione o l’istituzione interessata.

Cosa non serve

• Niente password, frasi di recupero o chiavi private, una procedura successoria ufficiale non le chiede in un documento. Per un recupero tecnico specializzato può essere necessario materiale specifico, ma solo tramite un processo sicuro concordato per iscritto in anticipo.
• Niente copie autenticate di tutto, solo ciò che ogni istituzione chiede espressamente.
• Niente documenti in una lingua che l’istituzione non accetta, verificate se servono traduzioni ufficiali prima di pagarle.

Dove conservare il fascicolo

• Conservate i documenti originali in un luogo sicuro. Verificate con ogni istituzione se serve un originale, una copia semplice, una scansione o una copia autenticata.
• Conservate l’inventario e gli estratti conto con il fascicolo dell’eredità.
• Non conservate frasi di recupero, chiavi private o password nel fascicolo dei documenti. Il fascicolo può contenere informazioni finanziarie e personali sensibili. Condividete quindi solo i documenti e i dati di cui il professionista interessato ha bisogno per il suo incarico.

Passi successivi

Per compilare l’inventario, proseguite con l’inventario dell’eredità. Per chi agisce e quando, vedete la guida dell’esecutore e autorità legale e accesso tecnico.

Le regole e le scadenze possono cambiare, e questa pagina potrebbe non essere ancora aggiornata, fate confermare le regole attuali da un avvocato, notaio o consulente fiscale locale prima di agire. Qualcosa non corrisponde più? Contattateci e correggeremo.